Какие показатели стоит регулярно контролировать в отчетах 1С
Руководителю обычно нужны не сами документы и не десятки сложных отчетов, а понятные ответы на конкретные вопросы:
- как идут продажи;
- выполняется ли план;
- что изменилось относительно прошлого периода;
- есть ли просроченная задолженность;
- сколько денежных средств доступно сейчас;
- какие сотрудники, заказы или процессы требуют внимания.
Вся эта информация уже есть в базе 1С, однако часто она распределена по разным разделам. Сначала приходится открыть отчет по продажам и выбрать период, затем перейти к задолженности, изменить отбор, отдельно посмотреть показатели менеджеров и только после этого сопоставить результаты. Такой подход подходит для детального анализа, но не всегда удобен для ежедневного контроля.
Иногда руководителю нужен не полный отчет, а одна конкретная цифра. Например, утром достаточно быстро увидеть выручку за вчера, объем продаж с начала месяца, процент выполнения плана и результат каждого менеджера. Если показатели находятся в норме, можно не тратить время на дополнительную проверку. Если же продажи снизились или компания начала отставать от плана, тогда уже имеет смысл открыть подробный отчет и разобраться в причинах.
Таким образом, отчетность не заменяется дашбордом. Между рабочим столом и детальным отчетом появляется дополнительный уровень - несколько ключевых показателей, которые помогают быстро определить, куда направить внимание.
Какие показатели чаще всего нужны руководителю
Универсального набора для всех компаний не существует. Состав зависит от отрасли, размера бизнеса, модели продаж и текущих задач. Однако в большинстве случаев полезно начать со следующих данных:
- выручка за текущий день или предыдущий рабочий день;
- продажи с начала месяца;
- выполнение плана в абсолютном и процентном выражении;
- динамика продаж по сравнению с прошлым месяцем или годом;
- продажи в разрезе менеджеров, подразделений или направлений;
- сумма просроченной дебиторской задолженности;
- количество неоплаченных заказов;
- остаток денежных средств;
- число новых заказов;
- количество возвратов;
- средний чек;
- объем незавершенных заказов.
Пять показателей уже могут дать руководителю достаточно информации для первичной оценки ситуации. Перегружать один экран всеми доступными данными не стоит: большое количество элементов усложняет восприятие и мешает быстро заметить действительно важное отклонение.
Не каждому показателю нужна диаграмма
При разговоре о дашбордах часто вспоминают графики, круговые диаграммы, цветные индикаторы и другие визуальные элементы. Но оформление должно зависеть от задачи, а не от желания сделать экран более эффектным.
Если нужно узнать текущий остаток денежных средств, достаточно крупного числового показателя. Для сравнения продаж за несколько месяцев лучше подойдет линейный график. Когда необходимо сопоставить несколько организаций, подразделений или менеджеров, более наглядной может оказаться обычная таблица.
В Infostart Dashboard данные можно представить в виде счетчиков, показателей, индикаторов, таблиц и диаграмм. Практичный подход заключается в том, чтобы сначала определить, какую информацию необходимо контролировать, и только после этого выбрать способ отображения.
Одни и те же данные могут выглядеть по-разному в зависимости от контекста. Например, ведомость по денежным средствам можно показать как диаграмму, чтобы увидеть структуру расходов или поступлений, либо как таблицу - если важны точные значения и сравнение строк. Табличный формат не является менее современным: во многих управленческих задачах он оказывается самым удобным.
Показатель должен помогать действовать
Есть цифры, которые руководитель просто отслеживает. Например, остаток денег или объем продаж за день. Но есть показатели, после просмотра которых требуется принять решение или перейти к конкретным объектам.
Предположим, на экране отображается информация о 12 заказах, требующих обработки. Само число полезно, однако гораздо удобнее, если по нему можно сразу открыть список этих заказов. Такой сценарий позволяет не искать нужный раздел вручную и сокращает путь от обнаружения проблемы до ее решения.
Связи с объектами 1С можно настроить для разных задач:
- показатель "Продажи за месяц" открывает подробный отчет;
- индикатор просроченной задолженности ведет к списку должников;
- счетчик неоплаченных заказов открывает соответствующие документы;
- показатель по возвратам позволяет перейти к конкретным операциям;
- количество ошибок обмена направляет специалиста к журналу регистрации или списку проблемных записей.
В результате дашборд становится не просто экраном для наблюдения, а рабочим инструментом. Он показывает отклонение и одновременно помогает перейти к его устранению.
Рабочий стол должен быть разным для разных сотрудников
Одинаковый набор показателей для всей компании обычно неэффективен. Руководителю нужны продажи, прибыль, задолженность, остатки денег и выполнение плана. Бухгалтеру важнее контролировать документы, закрытие периодов, расчеты с контрагентами и корректность операций.
Руководитель производства будет смотреть на состояние заказов, загрузку оборудования, выполнение этапов и объем незавершенного производства. Менеджеру по продажам нужны собственные сделки, новые обращения, неоплаченные заказы и план-факт по его клиентам. Специалисту по 1С могут понадобиться ошибки обмена, незаполненные реквизиты, результаты проверок и зависшие регламентные задания.
Персонализация рабочего стола позволяет не показывать пользователю лишнюю информацию. Чем ближе показатели к ежедневным обязанностям сотрудника, тем выше вероятность, что ими действительно будут пользоваться.
Как определить свой набор показателей
Необязательно сразу проводить масштабное обследование всех процессов. Можно несколько дней понаблюдать за обычной работой:
1. Какие отчеты открываются в начале дня?
2. К каким формам приходится возвращаться несколько раз?
3. Какие цифры руководитель запрашивает перед совещанием?
4. Что сотрудники постоянно сравнивают вручную?
5. Какие данные приходится собирать из нескольких разделов 1С?
6. По каким отклонениям регулярно принимаются решения?
7. Какие отчеты нужны только для редкого детального анализа?
После такой проверки обычно формируется короткий список. Например, для отдела продаж это могут быть новые заказы, выручка, выполнение плана, неоплаченные документы и продажи по менеджерам. Для финансового блока - поступления, платежи, остаток денег, дебиторская задолженность и просроченные обязательства.
Важно заранее определить правила расчета
Даже красивый дашборд не принесет пользы, если показатели рассчитываются неодинаково. До настройки необходимо договориться, что именно означает каждая цифра.
Например, выручка может считаться по отгруженным товарам, по проведенным реализациям или по фактически оплаченным заказам. План может сравниваться с календарным месяцем, рабочими днями или накопительным итогом. Просроченная задолженность должна учитывать дату платежа, отсрочку и возможные исключения.
Для каждого показателя желательно зафиксировать:
- источник данных;
- период расчета;
- применяемые отборы;
- ответственное подразделение;
- допустимое значение;
- порог, после которого требуется реакция.
Это исключает ситуацию, когда разные сотрудники смотрят на один и тот же показатель, но получают разные результаты.
Цветовые сигналы нужно использовать умеренно
Индикаторы помогают быстро выделить проблему, но большое количество цветов снижает их ценность. Если весь экран состоит из красных, желтых и зеленых элементов, пользователь перестает воспринимать их как сигналы.
Лучше заранее определить простую логику. Зеленый цвет может означать выполнение нормы, желтый - приближение к критическому значению, красный - необходимость вмешательства. При этом цвет не должен быть единственным способом передачи информации: рядом стоит показывать конкретное число и пояснение периода.
Хороший дашборд отвечает не только на вопрос "что произошло", но и помогает понять "насколько это важно" и "что делать дальше".
Дашборд не должен заменять глубокий анализ
Сводный экран полезен для оперативного контроля, но он не объясняет все причины отклонений. Если продажи упали, необходимо выяснить, связано ли это с уменьшением количества заказов, снижением среднего чека, отсутствием товара, проблемами менеджеров или сезонностью.
Поэтому в структуре отчетности разумно сочетать несколько уровней:
- краткие показатели для ежедневного контроля;
- таблицы и графики для сравнения;
- детальные отчеты для поиска причин;
- карточки документов и списки объектов для выполнения действий.
Такой подход помогает не перегружать руководителя деталями, но сохраняет возможность быстро перейти к нужной глубине анализа.
С чего начать внедрение
Оптимальный вариант - выбрать один процесс и ограниченный набор показателей. Например, начать с продаж: выручка за день, продажи за месяц, выполнение плана, средний чек и неоплаченные заказы. После тестирования станет понятно, какие элементы действительно используются, какие требуют уточнения, а какие можно убрать.
Затем можно добавить финансовые показатели, задолженность, остатки, закупки или производство. Такой постепенный подход лучше масштабной настройки "на все случаи", поскольку позволяет адаптировать рабочий стол под реальные привычки сотрудников.
Главный критерий качества - не количество графиков и не сложность интерфейса. Хорошая отчетность в 1С должна быстро показывать важные изменения, выделять отклонения и сокращать путь от цифры к конкретному действию.
